| Planejamento
Organizacional
Princípio da Pirâmide Decisória
 | Amelhor figura representativa da administração moderna é a pirâmide. O síndico fica no topo e é o responsável por todos os objetivos, atividades e resultados administração. |
| Os seus subordinados devem ser responsáveis apenas pelas atividades que lhe são atribuídas ou delegadas. |
O Paradoxo da Responsabilidade Pelo Planejamento
Embora as afirmativas acima possam parecer muito triviais e insistam em reprisar o óbvio, o fato é que são verdades freqüentemente menosprezadas ou esquecidas nas deliberações das assembléias gerais. Os síndicos não devem ser responsabilizados pelos resultados de um programa, quando não tiverem participado do planejamento e do orçamento do condomínio.
Idéias Erradas Sobre Objetivos
Embora os síndicos devam ter responsabilidade de planejar suas atividades, isso não quer dizer, que devam gozar de prerrogativas de estabelecer os respectivos objetivos. Pelas suas características e estrutura, o condomínio é uma democracia que cada condômino tem direito a um voto. Caso os condôminos em assembléia geral decidam estabelecer determinados objetivos para o condomínio, os síndicos têm por obrigação, planejar suas atividades de modo que possibilitem o atingimento da parte dos mesmos objetivos que tocam as suas áreas de responsabilidade. Se os planos deles não correspondem às metas impostas, a assembléia geral do condomínio fica diante de uma opção clara: modificar os objetivos ou substituir o síndico. A aceitação cega de objetivos sem um plano para atingi-las, ou um plano mal concebido, cria uma situação visivelmente negativa para toda a coletividade condominal. Muitos condomínios pagam um preço elevado por falta de planejamento ou de planejamento baseado entre métodos casuísticos ou ineficientes.
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O Ciclo da Administração
Todas as atividades do condomínio, qualquer que seja o seu nível, devem ter objetivos bem definidos. Eles podem ser estabelecidos com base na convenção e nas deliberações da assembléia geral. O síndico devem elaborar planos para atingi-los, pois somente assim, poderão atingir os resultados previstos. Além disso, devem controlar suas atividades para saber quando são necessárias medidas corretivas.
Tipos de Planejamento
De um modo geral o planejamento pode ser dividido em duas categorias principais:
1. Orientador (estratégico) : Determinação de "o que queremos "; "o que deve ser feito "; " quando deve ser feito ". A avaliação de alternativas, de possibilidades e de recursos. Escolha das principais diretrizes a serem seguidas. Traçado do roteiro da execução do que foi planejado.
2. Operacional (execução / tática): Determinação da " maneira de fazer ", com detalhamento. Elaboração de planos de ação específicos. Marcar prazos intermediários, finais e datas para controlar os resultados.
Princípio Fundamental de Planejamento
A administradora somente coordena o planejamento: ela ensina, estimula, dirige e orienta o processo, mas não elabora os planos. O chefe do planejamento é o síndico que, assessorado
pelo conselho consultivo, deve planejar as respectivas atividades, de conformidade com os objetivos que atendam os itens prioritários.
I. Síndico
Qual é o segredo para a boa administração do condomínio?
R: De um modo geral é o mesmo exigido para a administração pública. Eleger um bom governante. No caso, o apreço recai na pessoa síndico, que deve possuir as qualidades inerentes para o cargo, ou seja, além da idoneidade e capacidade, deve o síndico gozar de respeito e prestígio da massa condômina. Ter senso de justiça, saber avaliar as anseios dos moradores, estabelecer um plano de trabalho, conseguir os recursos necessários, através da dotação de verbas aprovadas em Assembléias Gerais e saber escolher os seus assessores e a sua equipe de trabalho, para atendê-lo na execução de sua plataforma e nas deliberações das assembléias. Sem dúvida o trabalho do síndico é árduo e será maior ou menor dependendo de desempenho e do acerto da administradora e do zelador, para chegar a um resultado satisfatório que consiga contentar a maioria dos condôminos.
II. Administração
Quais os requisitos exigidos para as administradoras de imóveis?
R: Além de gozar de bom conceito, deve estar muito bem aparelhada, de posse de uma infra-estrutura adequada e, principalmente, contar com um quadro diretivo especializado para atender a pluralidade de exigências técnicas administrativas, legais, fiscais, trabalhistas, contábeis e de controle econômico financeiro.
Como é formado este quadro na IMOTEC?
R: A IMOTEC conta com um diretor gerente, um diretor financeiro, um diretor administrativo. Quadro de funcionários conta com gerentes de condomínio, com advogados especializados em direito imobiliário, com economistas, com administradores, com contadores, com técnicos em departamento pessoal, com secretárias, com tesoureiros, além dos auxiliares, dos conferentes, dos arquivistas, dos digitadores, dos inspetores, das telefonistas, dos motoristas e motoqueiros.
III. Despesa de Condomínio
Quais os requisitos essenciais da despesa de condomínio?
R: São requisitos essenciais da despesa de condomínio: A utilidade e a possibilidade contributiva da massa condômina. A utilidade de uma despesa é demonstrada quando ela vai prover a uma necessidade comum. Essa necessidade deve ser a mais geral possível, isto é, que atenda o maior número de co-participantes. Em contrapartida a despesa só deve ser feita, tendo-se vista as possibilidades contributivas dos condôminos, pela dotação de verbas ordinárias e extraordinárias, discutidas e aprovadas nas assembléias gerais.
IV. Previsão Orçamentária
Quais os critérios que devem ser levados em conta para a elaboração de previsão orçamentária?
R: Preliminarmente, um levantamento do serviço geral para atender às necessidades coletivas. No serviço geral estão compreendidas todas as despesas ordinárias, ou seja, aquelas que são permanentes. Dentre as despesas permanentes temos dois grupos, as obrigatórias e as úteis. São obrigatórias: ordenados, encargos sociais, contribuições previdenciarias, luz e força, água e esgoto, manutenção de elevadores e de bombas d’água e seguro de incêndio. Estas despesas abrangem de 70% a 80% do valor total da previsão orçamentária.
As úteis são as essenciais para a proteção à propriedade e à vida dos moradores. Por exemplo: Dedetização, limpeza de caixa d’ água, reparos na parte elétrica e da parte hidráulica, serviços de pedreiro e outras.
A previsão orçamentária deve ser a mais detalhada possível, a fim de permitir a dotação de verbas específicas para cada item, cujos valores devem ser objetos de proposição do síndico à Assembléia Geral Ordinária, de conformidade com as avaliações de custos e ainda, levando em conta a elevação do custo de vida.
A previsão bem elaborada deverá apresentar superávit nos primeiros meses, com o propósito de cobrir os aumentos dos últimos meses e o pagamento do 13º salário.
A boa administração do síndico deverá ser alicerçada em uma previsão orçamentária bem elaborada que lhe proporcionará uma gestão tranqüila e sem déficit.
V. Despesas Extraordinárias
Quando as despesas são consideradas extraordinárias?
R: São todas aquelas não previstas orçamento anual, ou por não pertencerem ao grupo de despesas ordinárias permanentes, ou por serem superiores às dotações das verbas aprovadas. As despesas extraordinárias estão enquadradas nos serviços especiais e classificam-se em úteis e voluptuárias. Exigem a aprovação da assembléia geral extraordinária, de acordo com o quorum regimental.
VI. Despesas Para Melhorias
O que são despesas para melhorias do condomínio?
R: São todas aquelas consideradas supérfluas, que representam luxo, conforto, status, etc. As convenções, de um modo geral, exigem que sejam aprovadas por mais de 2/3 da totalidade dos condôminos.
VII. Fundo de Reserva e Sua Aplicação
E quanto ao Fundo de Reserva?
R: O Fundo de Reserva é dispositivo regimental, isto é, ele é estabelecido pela convenção de condomínio para atender situações de emergência, e de desequilíbrio de receita e despesa. O síndico só poderá utilizá-lo com autorização da Assembléia. Todavia, previamente autorizado pelo Conselho Consultivo, poderá lançar mão, eventualmente, para realizar despesas orçamentárias inadiáveis, até que seja possível sua reposição com fundos específicos, igualmente em casos de obras de reparações urgentes para as quais não hajam verbas próprias. Em quaisquer dos casos o síndico deve convocar a Assembléia Geral Extraordinária para ratificação dos seus atos, e para conceder os recursos, com o propósito da reposição do fundo, salvo disposições contrárias.
Compete ao inquilino do imóvel pagar o valor correspondente ao Fundo de Reserva?
R: Somente nos casos em que o Fundo de Reserva houver, por deliberação da Assembléia, revertido para a cobertura de déficit do exercício findo.
O Fundo de Reserva pode ser aplicado em caderneta de poupança?
R: Alguns síndicos aplicam-no, autorizados pela assembléia geral sob a sua responsabilidade, com resultados altamente satisfatórios.
Por que se autorizado pela Assembléia, terá que ser feito sob a responsabilidade do síndico?
R: O condomínio perante o fisco não é considerado nem pessoa jurídica e nem pessoa física, por não praticar ato de comércio ou qualquer atividade lucrativa, pois que, a sua receita provem de contribuições de seus titulares, entretanto, deverá fazer o cadastramento do Ministério da Fazenda (CNPJ). Assim sendo, as aplicações somente poderão ser feitas, através do seu representante legal o síndico, que responde ativa e passivamente pelo condomínio, por força do disposto na lei 4.591. Porém a caderneta de poupança deve ser aberta em nome do condomínio.
VIII. Da Administração Própria
Quais as vantagens e as desvantagens dos edifícios que mantém administração própria?
R: Dentro de uma análise objetiva, sabemos que administração de condomínio é trabalho de equipe com conhecimento e atuações diversificadas com custos operacionais elevados, e que com tudo isso ainda não é infalível. Os custos desta operação nas administradoras são diluídos pela massificação e pela diversificação de atividades, o que não ocorre nas administrações próprias.
Dentro da análise subjetiva, os nossos conhecimentos das administrações próprias advieram daqueles que desistiram e que vieram a nós e, cuja experiência os levaram a resultados desastrosos e até imprevisíveis, porque as conseqüências e os ônus só vieram transparecer depois de decorridos alguns anos.
Os pontos mais vulneráveis da administração própria afiguram-se na parte trabalhista e previdenciária, onde várias irregularidades são constatadas por ocasião do pedido de benefício ao INSS pelo empregado ou ex- empregado do condomínio, há também carência nas apresentações das relações obrigatórias, cujas multas são elevadíssimas, nas dispensas de empregados sem a necessária homologação, na falta de anotações no livro de registro de empregados e em suas carteiras de trabalho.
Na parte contábil pairam dúvidas em determinados lançamentos, por falta de uma hábil comprovação. Nas ações sumárias contra condôminos, em atraso, comumente são levantados ilícitos, devido a má prestação de contas, deficiente e incompleta pela prática de atos que dependem da aprovação das assembléias gerais.
Concluindo, as administrações próprias ocorrem na maior parte das vezes pela inexperiência dos condôminos, que influenciados por uma minoria atuante, impõe aos demais os seus interesses individuais em prejuízo do bem comum.
É lamentável, mas muitas outras coisas ocorrem na maioria das vezes, pelo comodismo e pelo desinteresse da maioria que não comparece as Assembléias Gerais.
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